Im ersten Schritt haben wir das Projekt nach SCRUM-Methodik strukturiert. Mittels eines Design-Sprints definierten wir das Minimum Viable Product (MVP), das sich in Arbeitspaketen (EPICs) abbilden ließ. Für jedes EPIC entstanden eine Reihe von User Stories, die im Rahmen des Requirement Engeneerings in kleine, gut umsetzbare Teilarbeitspakete übersetzt wurden. So entstand ein Product Backlog, das anschließend im Rahmen von Entwicklungssprints realisiert wurde.
Als der MVP reif war und mehr und mehr Support nötig wurde anstatt größerer Features, wechselten wir auf die KANBAN-Methode. Sie erlaubt uns, flexibel auf Kundenanforderungen zu antworten und zeitnah in die Umsetzung zu bringen.
Agile Methoden haben sich insbesondere in diesem Projekt bewährt, da sie eine hohe Userakzeptanz und Kundenzufriedenheit mit sich bringen.
Der Weg zum digitalen Prozess
Um die Funktionalitäten für die dena zu visualisieren, wurden basierend auf SCRUM im laufenden Prozessdesigns erstellt. Wir haben die Fachanwendung auf Basis des quelloffenen Framworks Symfony umgesetzt. Die Anwendung beinhaltet insbesondere folgende Features in den Bereichen:
- Administration: Die dena kann bei Bedarf an der Software selbst Änderungen vornehmen, insbesondere Felder und Formulare, die für die fachliche Auswertung von Prüffällen relevant sind, anlegen und bearbeiten.
- Routenplanung: Mit Hilfe einer Geocoding-Schnittstelle wird die Planung von Routen für die Fördermittelprüfer*innen erheblich vereinfacht und Medienbrüche beseitigt. Das erleichtert dem Berliner Team der dena viel manuelle Arbeit.
- Terminplanung: Datumsvorschläge zur Durchführung der Vor-Ort-Kontrollen können nun automatisch eingeholt werden. Hierzu kommen E-Mailtemplates zum Einsatz, welche auch dena-seitig konfigurierbar sind.
- Dokumentation: Der gesamte Prüfprozesses wird nun an einem digitalen Ort administriert und dokumentiert. Kontroll-Fragebögen lassen sich automatisiert mit den zu prüfenden Daten befüllen und nach erfolgter Prüfung einlesen und die Daten digital in der Fachanwendung abrufen.
- Benutzerfreundlichkeit: Da im gesamten Entwicklungsprozess von Beginn an UX-Aspekte mitgedacht wurden, ist die Software übersichtlich und benutzerfreundlich.
- Das System setzt auf ein möglichst einfaches Rollen- und Berechtigungskonzept, um die Komplexität für die Benutzenden gering zu halten. Benutzenden verschiedener Teams werden nur die für sie relevanten Daten angezeigt. Sollte eine Person mehr Berechtigungen benötigen, können diese feingranular vergeben werden.
- Die eingesetzte Infrastruktur ist ein skalierbares und ausfallsicheres Kubernetes-Cluster. Mit Hilfe von automatisierten Tests (funktionale Tests, Unit-Tests, End-to-End-Frontend-Tests), die insbesondere auch in CI/CD-Pipelines innerhalb von Gitlab-Runnern arbeiten, stellen wir eine robuste und hohe Auslieferungsqualität sicher.
- Die Fachanwendung erfüllt hohe Sicherheitsanforderungen nach BSI-Grundschutz, welche sich an den darin verarbeiteten Daten sowie den Anforderungen der beteiligten Projektpartner richtet.
- Kommunikation: In der Fachanwendung gibt es die Möglichkeit, automatisierte Informationen per E-Mail an verschiedene Prozessbeteiligte zu versenden. Von dena-Beschäftigten, zu Fachprüfer*innen bis hin zu Stakeholder*innen. Es findet eine automatische Zuordnung zu Vorgängen anhand von Vorgangsnummern statt. Zudem werden automatisiert Zuständige zugewiesen, welche sich um die Nachricht kümmern.
