Alle VALIDs, externe Kolleg:innen und Freelancer:innen sind verpflichtet, ihre Arbeitszeit in BCS zu erfassen. BCS ist die Projektmanagement-Software, die bei VALID im Einsatz ist. Im Folgenden wird gezeigt, wie dabei vorzugehen ist.
Hintergrund
Die Arbeitszeiterfassung ist aus den folgenden Gründen unerlässlich:
Arbeitsrechtliche Vorgaben: VALID ist als Unternehmen verpflichtet, die Arbeitszeit seiner Beschäftigten zu erfassen. Nur so kann sichergestellt werden, dass das vertragliche Arbeitszeitvolumen eingehalten wird.
Sprechfähigkeit ggü. Auftraggeber:innen: Unsere Kund:innen verlangen regelmäßig Auskunft darüber, welche Tätigkeiten in ihrem Auftrag umgesetzt wurden. Durch die Erfassung der Arbeitszeit mit Buchungskommentaren ist die Projektleitung jederzeit sprechfähig.
Dokumentation von Arbeitsprozessen: Auch wenn Projekte bereits abgeschlossen sind, fordern Kund:innen von Zeit zu Zeit Auskunft darüber, welche konkreten Tätigkeiten erbracht wurden. Dadurch fallen ggf. offene Arbeitspakete auf. Durch sauber erfasste Arbeitszeiten sind wir auch aussagefähig, wenn das Projekt schon abgeschlossen wurde.
Ableitungen
Aus den genannten Anforderungen ergeben sich Ableitungen dafür, wie eine Zeitbuchung erfolgen soll:
Zeitpunkt der Tätigkeit: Eine Zeitbuchung muss ein Start- und ein Enddatum enthalten. Nur so ist BCS in der Lage, den geleisteten Aufwand im Projekt zu berücksichtigen.
Buchungskommentar: Ein Buchungskommentar muss eine Aussage darüber enthalten, welche konkrete Tätigkeit umgesetzt wurde. Ticketbuchungen ohne Buchungskommentare stellen die absolute Ausnahme dar - bspw. bei internen Prozessen - und müssen mit der Projektleitung abgestimmt werden.
Für den Umsetzungsprozess ergeben sich folgende Ableitungen:
Zeiterfassung in BCS: Für sämtliche Aufgaben gibt es in BCS wenigstens ein Zeitbuchungsticket. Dieses kann zugleich auch das Briefing für eine Aufgabenstellung umfassen. Projektleitung und Team klären im Projekt-Kick-Off, wie das Tagesgeschäft im Projekt über Tickets abgebildet werden soll.
Briefing zur Aufgabe im Ticket: Briefings zu einer Aufgabe stehen im Ticket, welches die Aufgabe strukturiert. Dieses Ticket ist nicht notwendig auch das BCS-Ticket. Sofern für das Tagesgeschäft ein anderes Ticketsystem verwendet wird, bspw. Trello, MS Planner, Jira etc., steht im Zeitbuchungstickets, wo die Briefings für die Tagesaufgaben auffindbar sind.
Kurzfristige, ungeplante Anfragen: Von Seiten der Projektleitungen können kurzfristige Anfragen an die Kolleg:innen gestellt werden, wenn diese für ein Projekt im Einsatzplan eingeplant sind. Ist im Einsatzplan kein Einsatz im Projekt vorgesehen, dürfen kurzfristige Anfragen von den Kolleg:innen zurückgewiesen werden, da diese die eigentlich geplanten Aufgaben unterlaufen. Projektleitungen, die kurzfristig Personen einsetzen müssen oder wollen, müssen dies zunächst im PM-Team abstimmen. Nachdem dort die Freigabe erfolgt ist, erfolgt eine Anpassung des Einsatzplans. Anschließend geht die Projektleitung auf die betreffenden Kolleg:innen zu.
Vorgehen
Die Arbeitszeit wird bei VALID auf Kundentickets gebucht. Dadurch tragen wir einerseits den arbeitsrechtlichen Vorgaben Rechnung und können anderseits gegenüber unseren Kunden nachweisen, welche Tätigkeiten zu welcher Zeit im Kundenauftrag erfolgt sind. Wie die Zeitbuchung umgesetzt werden soll, wird im Video erklärt: